Aleyant Pressero y eDocBuilder ayudaron a ahorrar tiempo, aumentar la precisión y ofrecer una experiencia de usuario excepcional a los compradores y receptores de regalos.

Choose Your Gift fue fundada en 1958 por los hermanos Bennett y es una empresa familiar de tercera generación, dirigida actualmente por George Bennett. La empresa trabaja con corporaciones y organizaciones para ofrecer un proceso impecable de reconocimiento de empleados y fidelización de clientes.

Cuando se fundó, los compradores podían elegir entre una serie de opciones de regalo expuestas en un catálogo de tapa dura. Al principio del proceso, varios grandes empresarios acudieron a la empresa con la petición de algún tipo de programa en el que pudieran reconocer a 100 o más empleados, pero a distintos niveles. Según Mark Arvia, Director Financiero de la empresa, "Así surgió Elige tu regalo. Obviamente, con la era de Internet, el programa ha evolucionado hacia una operación más ágil, pero el concepto básico sigue siendo el mismo. Simplemente es más fácil de usar tanto para el comprador como para el destinatario".

En la actualidad, Choose Your Gift está completamente basado en la nube, un sistema dinámico en el que su gestión de contenidos se actualiza a diario con 40.000 artículos de más de 250 proveedores y en 20 niveles de regalo diferentes. "Parece complicado", señala Arvia, "pero no lo es en absoluto para los compradores y los destinatarios". Los niveles de regalo van de 25 a 5.000 dólares. El administrador del programa puede tener 500 personas a las que quiere reconocer en cinco niveles diferentes, y Choose Your Gift se encarga de ello."

En 2019, Arvia recibió el encargo de modernizar el sistema y habló con su representante de Canon Solutions America para ver si tenían alguna idea sobre cómo llevar la oferta de un catálogo en papel a un sistema basado en la nube. "En aquel momento", afirma, "Canon Solutions America se encargaba de las impresoras de nuestra oficina, incluidas las funciones de copia, fax y otras que hoy en día ya no son el centro de atención. Fue entonces cuando conocí Aleyant Pressero y eDocBuilder. Me impresionó lo que vi e inicié una colaboración con la gente de servicios profesionales de Aleyant en España para crear la API que necesitaba para poner en marcha un sistema totalmente integrado."

Choose Your Gift está alojado en American Eagle, que gestiona el sitio web y las bases de datos, incluidas las 40.000 cargas diarias de regalos (basadas en la disponibilidad actual de cada artículo), los niveles de regalo y los datos del destinatario, así como una amplia gama de plantillas de certificados para comunicarse con los destinatarios. Cada certificado tiene un PIN único que permite canjear el regalo. American Eagle procesa la solicitud, gestiona los pedidos de los destinatarios y proporciona información de seguimiento a los compradores de cada transacción. El sistema de American Eagle también gestiona qué proveedores son los más adecuados para el cumplimiento de cada artículo de regalo, solicitando la notificación de que el proveedor ha recibido el pedido, así como cuándo se envía.

"Antes", explica Arvia, "nos encargábamos nosotros mismos de la distribución. Teníamos cinco plantas de inventario, miles de artículos, y hacíamos un seguimiento de todo. Imprimíamos las notificaciones de regalo y cumplíamos los pedidos a medida que llegaban, además de mantener informados a los destinatarios de los canjes, etc. Era toda una operación y empleaba a un gran número de personas. Hoy, con nuestro sistema basado en la nube, trabajamos con 25 empleados y un espacio de oficinas mínimo. Aleyant Pressero y eDocBuilder fueron clave para que pudiéramos lograr esta transformación."

Antes de implantar Pressero, los compradores elegían plantillas, niveles de regalo y si las notificaciones se imprimirían o se entregarían electrónicamente. Esto daba lugar a la generación de una hoja de cálculo de Microsoft® Excel que era la base de las acciones de American Eagle. Las plantillas de los certificados se preimprimían y, una vez recibidos los pedidos, se sobreimprimían con los datos variables. A veces, los certificados también mostraban los artículos, pero si un artículo estaba agotado o descatalogado, eso creaba un problema. Ahora, con el sistema bajo demanda, dice Arvia, "no desperdiciamos ni una sola hoja si estamos imprimiendo, y tenemos la posibilidad de hacer cambios incluso en el último minuto".

Arvia explica que los certificados y los PIN se alojan en servidores independientes y añade: "En cuanto recibimos un pedido de 50 certificados, por ejemplo, de 100 dólares, American Eagle recibe una notificación con los nombres de los destinatarios y los PIN de canje. Esta información se envía a Pressero y eDocBuilder para la creación de los certificados, ya sean electrónicos o impresos. Si el comprador solicita certificados impresos, nos hemos asociado con una imprenta local, MidAmerican Printing Systems, para producirlos y entregarlos. En caso contrario, los certificados electrónicos se envían a los destinatarios de acuerdo con las fechas solicitadas por el comprador.

"Con eDocBuilder, cada certificado se crea individualmente, normalmente con un logotipo y una selección de colores, nombre y apellidos del destinatario, dirección postal si el certificado se va a enviar directamente al destinatario, y un mensaje, como Feliz Cumpleaños, Felices Fiestas o Felicitaciones", dice Arvia. "Hay un sinfín de plantillas que pueden cargarse en eDocBuilder, un proceso muy personalizado y extremadamente automatizado. Me gusta decir que combinamos todos los ingredientes, eDocBuilder genera cada archivo y Pressero 'hornea' los cerca de 500 PDF de Adobe® que necesitamos para su impresión o distribución electrónica. Se trata de PDF listos para imprimir que facilitan a MidAmerican la producción de los certificados necesarios. También podemos hacer cambios de última hora en los PDF si el comprador cambia de opinión o detecta un error en la mensajería u otros datos".

Antes, señala Arvia, generar los PDF no era tan fácil, llevaba mucho tiempo y podía dar lugar a errores. Ahora todo se procesa en segundo plano en cuestión de minutos, se segmenta entre distribución impresa y electrónica, y las notificaciones se envían según el calendario establecido por el comprador.

"COVID ha cambiado bastante las reglas del juego", añade, "con una distribución más electrónica que impresa. Pero cuando los trabajadores vuelven a la oficina, los compradores pueden entregar los certificados personalmente si lo desean.

"El proceso está tan automatizado, dice Arvia, que básicamente su equipo se limita a gestionar las excepciones. Por ejemplo, si el sistema determina que el logotipo proporcionado no tiene la resolución adecuada para la impresión, eliminará esa plantilla y el personal solicitará el logotipo apropiado.

"Aunque nuestro sistema funciona de maravilla", dice Arvia, "tenemos la sensación de que hemos tenido que gatear antes de andar y correr, así que estamos buscando formas de mejorarlo aún más. Estamos trabajando con Aleyant para hacer más dinámica la experiencia de la cesta de la compra, de modo que el cliente pueda cargar más información o añadir más datos a su pedido. Queremos que el sistema sea aún más autoservicio para los compradores y destinatarios, y estamos trabajando con el equipo de Aleyant para llevarlo a buen puerto."

"Choose Your Gift no sólo ha sido capaz de racionalizar sus operaciones, sino que ha quitado mucho esfuerzo a los compradores. Asociarse con Aleyant ha permitido poner a disposición de los compradores la mejor solución posible de la forma más rentable y fácil de usar. Y si algo está agotado, simplemente no aparecerá cuando los destinatarios naveguen para elegir sus regalos".

Arvia concluye: "Nos enorgullecemos de no poner a la venta una selección de regalos sabiendo que no está disponible. Si no puede entregarse en un plazo de 24 a 48 horas, se quedará sin negocio. Si hay un retraso, podemos notificárselo al destinatario y al comprador de inmediato, dándoles otras opciones a las que recurrir. Y si los destinatarios no reclaman su regalo en un plazo determinado, podemos notificárselo fácilmente a los compradores, lo que les permite ponerse en contacto con sus destinatarios o hacer que se invaliden los certificados y se aplique un crédito a su cuenta. Es una transformación en bucle cerrado asombrosa, y no podríamos haberlo hecho sin el extraordinario equipo de Aleyant".

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